部下に仕事を頼んだのに、思っていたものと違う成果物が出てきた。

「そうじゃないんだけどな……」

「どうして、こちらの意図が伝わらないのだろう？」

管理職やリーダーなら、一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

実は、こうしたすれ違いを減らすヒントは、ChatGPTなどのAIへの指示の出し方から学ぶことができます。

AIに「資料を作って」と伝えるだけでは、期待どおりの回答が返ってくるとは限りません。何のために、何を、どのような条件で作ってほしいのかを具体的に伝える必要があります。

これは、部下に仕事を依頼するときも同じです。

今回は、AIへのプロンプトの考え方を参考に、上司が部下に指示を出すときに意識したい8つのポイントを紹介します。

1. 役割を与える：どんな立場で取り組んでほしいのか

AIに「あなたは経験豊富なWebライターです」と伝えると、Webライターの視点を意識した回答を求められます。

部下に対しても、期待する役割を伝えることが大切です。

例えば、「新製品の担当者として、お客様のニーズを調査してほしい」と伝えれば、単にデータを集めるだけでなく、お客様の視点で考えることを促せます。

2. 目的を明確にする：何のためにやるのか

「売上データをまとめておいて」と頼むだけでは、部下は何に注目すればよいのかわからないかもしれません。

「営業会議で売上が伸び悩んでいる原因を検討したいので、商品別・地域別のデータをまとめてほしい」と伝えれば、仕事の目的が明確になります。

目的を共有することで、部下が自分で考え、工夫する余地も生まれます。

3. 指示を具体的にする：曖昧な言葉を避ける

「いい感じにまとめて」「なるべく早く対応して」といった表現は、人によって受け取り方が異なります。

例えば、「競合他社について調べて」ではなく、「競合3社の価格・製品・強みを比較してほしい」と伝えてみましょう。

何を、どこまで行えばよいのかが明確になり、認識のずれを減らせます。

4. 成果物の形式を指定する：完成形を共有する

仕事の内容が正しくても、提出された資料の形式が期待と違えば、作り直しが必要になることがあります。

「調査結果をまとめて」ではなく、「PowerPointで5枚程度にまとめ、最初に結論、その後に根拠と提案を示してほしい」と伝えれば、部下も完成形をイメージしやすくなります。

5. 条件や制約を伝える：守るべきルールを共有する

期限や予算、文字数などの条件を伝え忘れると、完成後に大幅な修正が必要になることがあります。

例えば、「来週水曜日までに、予算100万円以内の企画案を3つ作成してほしい」と伝えれば、部下は条件に沿って検討できます。

ただし、細かく指定しすぎると、部下が工夫する余地を奪ってしまいます。必ず守る条件と、本人に任せる部分を区別しましょう。

6. 背景情報を与える：判断に必要な情報を共有する

「顧客向けの提案資料を作ってほしい」と頼むだけでは、部下は何を重視すればよいのか判断できないかもしれません。

「今回の顧客は導入費用を気にしているので、費用対効果を具体的な数字で示してほしい」と背景を伝えれば、資料の方向性が明確になります。

上司にとって当たり前の情報でも、部下には伝わっていないことがあります。必要な情報を共有する習慣をつけましょう。

7. 良い例・悪い例を示す：完成イメージを伝える

「読みやすい報告書にしてほしい」と言われても、何をもって読みやすいとするのかは人それぞれです。

そんなときは、参考資料を見せながら「この資料のように最初に結論を示してほしい」「文章が長くなりすぎないようにしてほしい」と伝えると効果的です。

言葉だけでは伝わりにくい品質や表現の基準も、具体例があれば共有しやすくなります。

8. 対話を重ねる：指示を出して終わりにしない

仕事を依頼したら、完成するまで一切確認しないという進め方では、問題に気づくのが遅れてしまいます。

初めての仕事や重要な案件では、「まずは構成案を見せてほしい。一緒に方向性を確認しよう」と伝え、途中で認識をすり合わせましょう。

早い段階で確認すれば、大幅な手戻りを防ぎやすくなります。ただし、確認しすぎず、部下の経験に応じて任せることも大切です。

まとめ：伝え方を変えれば、仕事の進め方も変わる

上司が部下に指示を出すときに意識したいポイントは、次の8つです。

1. 役割を与える：期待する立場や視点を伝える

2. 目的を明確にする：何のための仕事なのかを伝える

3. 指示を具体的にする：何を、どこまで行うのかを明確にする

4. 成果物の形式を指定する：提出してほしい形を伝える

5. 条件や制約を伝える：期限や予算などを共有する

6. 背景情報を与える：判断に必要な情報を伝える

7. 良い例・悪い例を示す：完成イメージを共有する

8. 対話を重ねる：途中で確認し、必要に応じて修正する

AIに指示を出すときと同じように、部下に仕事を依頼するときも、目的や条件、期待する成果を明確に伝えることが大切です。

もちろん、指示の出し方だけですべてが解決するわけではありません。しかし、伝え方を工夫することで、認識のずれや無駄な手戻りを減らすことはできます。

良い指示とは、相手を細かく縛ることではなく、相手が目的を理解し、指示されたアクションを迷わずに実行できるようにすることです。

日々の伝え方を少し見直してみて、チームの仕事の質を高めていきましょう。