結論、うまく行っていない組織は、離合集散の「集」が不十分なのかもしれないから、検証してみては？という話です。
「散れ」
「15分後に集合。よし、みんな、散れ」
今朝は、突然、思い出したのは、わたしがとても印象深く残っているエピソードの中で、チームリーダーが発した一言です。
この言葉、文字にするとキツく見えますが、実際のエピソードの中では、この一言はチームで動くパワーワードとして機能していました。
その話から、「介護の仕事も、みんなバラバラの場所で、それぞれの仕事をしている」というイメージが浮かび、「バラバラのままって話を、先日、耳にしたな」と思い出し、そこからチームマネジメントについて探究してみました。
「全体に共有する機会がないですね」
介護施設は24時間365日の暮らしを支える場所なので、職員はあちこちで利用者の看護や介護やリハビリなどを提供しています。つまり、「散」った状態ですね。
多くの時間は「散」った状態で動いていますが、職員の詰所（病院ならナースステーション）に戻ってカルテに記録をしたり、会議をしたりして、「集」まるタイミングがあります。
昨今の病院は、電子カルテに切り替わったので、ナースがノートPCをカートに載せて、移動している様子がみられますね。そういう意味では「集」まるタイミングは、以前よりは減ったのかな？
基本的には朝の申し送りの時間に「集」まって、その後は「散」って各自が業務を遂行し、夕方の申し送りの時間に再び「集」まるーそういうイメージで動いているかと思います。
ところが、先日、とある介護施設の方に、「全職員に部署の今月のタスクを共有する機会はありますか？」と尋ねたところ、「そんな機会はないですね」と言われました。
こちらの施設も、朝夕の申し送りはしているのですが、それは利用者の情報交換が主で、職員や部署の現状や課題について話す時間としては、位置付けられていないということでした。
チームとしての認識の共有一致となる「集」
何が問題でどういう目標に向かうのか？
特に着目する観察点は何か？
判断基準は何か？
チームで動く時に、上記の認識がバラバラだったら、トラブルが起きるリスクは高くなります。
例えば、「散」っている時に、チームとしての判断基準を知らず、自分の判断で行ったことが、不適切な結果につながることもありますし、そうした自己判断が横行してしまうと、チームは収拾がつかなくなってしまいます。
こういうケースも考えられます。
職員が退職しない職場の場合、チームメンバーが変わらないので、チームとしての認識は十分に共有されているので、「集」まって話す時にも会話が省略されがちです。
すると、そこに新しいメンバーが入った時に、これまでの省略のクセが抜けず、せっかく「集」まっていても、新メンバーとの認識の共有が疎かになる恐れがあります。
既存メンバーからしたら「言ってなかったっけ？ごめんごめん」ということでも、新メンバーからすると「聞かされてないし」という不満を貯めることにもなりかねません。
“離合集散”をPDCAサイクルに置き換えてみた
PDCAサイクルとは、マネジメントのプロセス（流れ）を表すものです。
PLAN（計画）
DO（実施）
CHECK（測定・評価）
ACTION（対策・改善→再び1.へ）
これをチームメンバーが【集】まって行うものと【散】って行うものに分けてみると、次のようになります。
PLAN（計画）【集】
DO（実施）【散】
CHECK（測定・評価）【集】
ACTION（対策・改善）【集】
こうみても、【集】で行うことは、【散】でしっかりした成果を作るために行うものだということが、よくわかると思います。
ところが、「人手が足りない」「忙しい」「時間がない」という理由で、この【集】が後回しにしたり、軽んじたりしているチームの話を耳にします。
そして、「時間がない」という時、どうやらその背景には「そういう話をするには、長い時間が必要だか、そんな長い時間を取れない」ということが隠れていそうですが、時間は「長さ」より「密度」が大切です。そして、時間の「密度」は参加者の「態度」によって決まる側面があります。
離合集散の【集】の価値や意味や影響を、チームとして共通認識として共有するところから始めましょう。
ちなみに、【集】まることの価値や意味や影響を探るためには、【集】まらないことの悪影響を発見してみることがオススメです。
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